مهم‌ترین راز مدیریت زمان و برنامه‌ریزی

پشتیبان گرین وب

اگر شما نیز مانند خیلی از افراد باشید احتمالاً برنامه‌ریزی بسیار دقیقی برای همه چیز دارید. شرط می‌بندم که بعضی از شما تمام ساعاتی که بیدار هستید را در برنامه‌ریزی‌تان در نظر گرفته‌اید. این موضوع الزاماً چیز بدی نیست به هرحال برنامه‌ریزی برای هر ساعت باعث می‌شود که نهایت استفاده را از روزتان ببرید. چرا باید به خودتان زحمت بدهید که انجام کاری بی‌اهمیت یا حضور در رویدادی ساده را در برنامه‌تان بگنجانید؟


چه چیزی مهم است و چطور باید اولویت‌بندی کرد
متاسفانه همیشه مشخص نیست چه کاری اهمیت بیشتری دارد.‌ در نتیجه وقت‌مان را برای مسائلی که در اولویت نیستند هدر می‌دهیم. به عنوان مثال اگر در خانه کار می‌کنید، شاید ظرف‌های کثیف داخل سینک آزارتان دهد اما آیا ظرف‌ها باید همین حالا شسته شوند؟ شاید بهتر باشد این کار را به بعد از انجام پروژه مهمی که باید تا چند ساعت دیگر تحویل دهید موکول کنید. شاید این مساله کم‌اهمیت به نظر برسد اما اگر همیشه مسائلی را که در اولویت نیستند بر مسائل واقعاً مهم ترجیح دهید چه اتفاقی می‌افتد؟ اگر در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی کارایی لازم را نداشته باشید، در رسیدن به اهدافتان قطعاً موفق نخواهید شد.
به همین دلیل است که افرادِ موفق می‌دانند راز مدیریت زمان و برنامه‌ریزی عالی، اولویت‌بندی است. به قول استفان کاوی «راه حل این نیست که آنچه در لیست برنامه‌تان نوشتید را اولویت‌بندی کنید، بلکه باید برای انجام شدن کارهای دارای اولویت، برنامه‌ریزی کنید.»
اولویت‌بندی بسیار مهم است. شما به عنوان یک بزرگسال، درگیر مسئولیت‌های مختلفی هستید. برای مثال در طول یک روز این مسئولیت‌ها می‌تواند شامل رساندن بچه‌ها به مدرسه، تمام کردن پروژه‌ها، نهار خوردن با مشتری و رسیدگی به نیازهای شخصی خودتان باشد.


کارها را اولویت‌بندی کنید تا موفق شوید
اگر به کارهایتان اولویت ندهید، طی مدت کوتاهی بی‌نظم و مضطرب خواهید شد و نخواهید توانست وظایفتان را انجام دهید. فرض کنید با یکی از مشتری‌ها قرار ملاقات ناهار دارید و به خاطر مشغله‌های کاری دیر می‌رسید. آن مشتری چه احساسی در مورد شما پیدا می‌کند؟‌ اگر به این خاطر دیر برسید که مجبور بودید فرزندتان را از مدرسه به خانه ببرید چطور؟‌ او هیچ‌وقت شما را نخواهد بخشید.
بدون شک مواردی پیش می‌آید که خارج از کنترل شما باشند.‌ مثلاً اینکه تایر ماشینتان در مسیر رسیدن به محل ملاقات پنچر شود. چنین اتفاق‌هایی قابل برنامه‌ریزی نیستند ولی اگر کارهای خود را بر اساس اولویت برنامه‌ریزی نکنید، زندگی‌تان هر روز پرمشغله‌تر خواهد شد.‌ مثلاً به خاطر اینکه نتوانسته‌اید پروژه‌ای را به موقع آماده کنید، مجبور می‌شوید تا دیروقت کار کنید و برای ورزش کردن یا برنامه‌های خانوادگی وقت نخواهید داشت.‌ در نهایت زمانی می‌رسد که همیشه مشغول انجام کارهای مختلف هستید ولی هیچ دستاوردی ندارید.
وقتی روی اولویت‌های خود تمرکز کنید، توانایی بهتری برای مدیریت زمانتان خواهید داشت.‌ به علاوه نظم و آمادگی بیشتری خواهید داشت و هیچ وقت حس نمی‌کنید از کارهایتان عقب افتاده‌اید.‌ مهم‌تر از همه اینکه زمان کافی برای تمرکز کردن روی کارهای مهم را خواهید داشت. پس شکی نیست که اولویت‌بندی اهمیت زیادی دارد ولی از کجا می‌توان فهمید چه کاری اولویت بیشتری دارد؟‌ برای تعیین اولویت کارهای مختلف باید چند گام را طی کنید.


پیش از همه چیز موارد زیر را تعیین کنید:
• چیزهایی که بیشترین اهمیت را در زندگی‌تان دارند (یا همان ارزش‌هایتان)
• هدف‌هایی که به دست آورده‌اید (این موارد باید بیشترین همخوانی را با ارزش‌های شما داشته باشند)
• مسئولیت‌هایی که دارید: اگر شغلی سنتی دارید، از شنبه تا پنجشنبه در طول ساعات کاری، مسئولیت شما کار کردن است.
• دانستن اینکه فعالیت‌های مختلف روی زندگی شما چه تاثیری دارند: شاید بازی‌های موبایلی جذاب باشند ولی بازی کردن در زمان‌های استراحت کاری چه کمکی به بهبود موقعیت کاری شما می‌کند؟
• دانستن اینکه چطور بین کارهای ضروری و کارهای مهم تمایز قائل شوید: ضروری بودن یک کار باعث نمی‌شود آن کار اهمیت زیادی داشته باشد. برای نمونه نیازی نیست به تمام ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید در لحظه جواب دهید.


در ادامه چند راهکار برای اولویت‌بندی بهتر زمان و مدیریت برنامه آورده شده است:


فهرست کارهایتان را بنویسید و آن ‌را مرتب کنید
کیلا اسلون نوشته است: «طولانی بودن فهرست کارهایی که می‌خواهید انجام دهید لزوماً چیز بدی نیست ولی می‌تواند باعث ایجاد استرس شود.‌ به جای اینکه زمان خود را صرف نگرانی کنید، بهتر است به کارهایتان اولویت دهید». کیلا پیشنهاد می‌دهد فهرست کارهایتان را به شکلی ایجاد کنید که به راحتی روی موبایل یا کامپیوتر قابل دسترسی باشد. به این ترتیب می‌توانید در هر زمان و مکانی که بخواهید، تغییرهای لازم را بر آن اعمال نمایید.
پس از آن باید لیست‌تان را مرتب کنید. کیلا توصیه می‌کند همه کارها را شماره‌گذاری کنید و از مهم‌ترین موارد آغاز نمایید.‌ او می‌گوید: پایین‌ترین قسمت لیست باید شامل کارهایی باشد که اهمیت کمتری دارند یا می‌توانند در زمانی دیگر انجام شوند.


کارهای درست را انتخاب کنید
هنوز هم نمی‌توانید بین کارهای ضروری و مهم تفاوت قائل شوید؟ می‌توانید از ماتریسی کمک بگیرید که دوایت آیزنهاور رئیس جمهور سابق آمریکا از آن استفاده می‌کرد. ماتریسِ آیزنهاور چهار حالت دارد و کمک می‌کند بین کارهای ضروری و کارهای مهم تمایز قائل شوید. محور افقی نشان‌دهنده «ضرورت» است و محور عمودی «اهمیت» را نشان می‌دهد. به این ترتیب چهار حالت به‌وجود می‌آید: مهم ولی غیرضروری، مهم و ضروری، بی‌اهمیت و غیرضروری و ضروری ولی بی‌اهمیت.
با رسم این ماتریس می‌توانید مشخص کنید باید در لحظه به کدام کارها برسید، کدام اقدام‌ها را می‌توانید بعداً انجام دهید و کدام موارد قابل تفویض کردن هستند.
زمان‌هایی را به کار عمیق اختصاص دهید
کال نیوپورت در کتاب خود تحت عنوان «کار عمیق: قانون‌هایی برای تمرکز و موفقیت در دنیایی پر از عوامل حواس‌پرتی»، می‌گوید کار عمیق به زبان ساده عبارت است از زمانی که شما باارزش‌ترین فعالیت‌های حرفه‌ای خود را در محیطی خالی از حواس‌پرت‌کن‌ها به انجام می‌رسانید. برای اینکه بیشترین بهره‌وری ممکن را داشته باشید باید بتوانید ساعت‌ها بدون هیچ نوع حواس‌پرتی روی کاری تمرکز کنید.


نیوپورت در کتاب خود توضیح می‌دهد افرادی مثل «آدام گرنت» چگونه به چنین سطحی از بهره‌وری می‌رسند. گرنت همیشه درترم پاییز تدریس دارد ولی درترم بهار فقط به پژوهش می‌پردازد.‌ او یک روز خود را کاملاً از دنیای بیرون جدا می‌کند و در عوض یک روز هم کاملاً در دفترش حضور دارد و با دانشجویانش ملاقات می‌کند.
حتی اگر نتوانید کارهایتان را مثل گرنت برنامه‌ریزی کنید، می‌توانید رویکرد او را در زندگی خود اعمال کنید. فرض کنیم بین ساعت 9 صبح تا ظهر به مهم‌ترین کارهایتان می‌رسید.‌ در این بازه زمانی می‌توانید درب دفترتان را ببندید و موبایلتان را هم خاموش کنید.
از نرم‌افزارهای تقویم استفاده کنید


با استفاده از نرم‌افزار تقویم می‌توانید مشخص کنید در طول روز، هفته یا ماه برای کدام کارها و با چه اولویتی وقت صرف خواهید کرد. همچنین می‌توانید یادآورهایی را روی تقویم تنظیم کنید. به این ترتیب موعد انجام کارها و اتفاقات مهم را هرگز فراموش نمی‌کنید.
مهم‌تر این‌که، چون از نرم‌افزار تقویم هم برای فهرست کردن کارهایی که باید انجام شوند و هم مشاهده برنامه‌ریزی‌ها استفاده می‌کنید، می‌توانید تعداد ابزارهای مورد استفاده‌تان را کاهش دهید.


آیا این جلسه ضروری است؟
مشخص شده که حدود پانزده درصد زمان یک جلسه یک‌ساعته به هدر می‌رود. می‌توانید این زمان را صرف انجام کارهای دیگر کنید. قبل از اینکه بپذیرید در جلسه‌ای حضور داشته باشید، همیشه بپرسید آیا این جلسه ضروری است؟ برای مثال، اطلاعات جدید در مورد وضعیت پیشرفت پروژه را می‌توان از طریق ایمیل، یا ابزار مدیریت پروژه ارسال کرد. به جای یک جلسه ناهار یک‌ساعته با یک مشتری یا کارمند بالقوه می‌توان تماسی ده دقیقه‌ای داشت.
اگر جلسه‌ای ضروری است، مطمئن شوید که:
• دستور جلسه آن از قبل تنظیم شده باشد.
• دستور جلسه باید کوتاه، مختصر و در مورد عناوین مورد بحث باشد.
• تعداد کمی شرکت‌کننده داشته باشد.
• شخصی وجود داشته باشد که فرایند جلسه را تسهیل کند.
• از فناوری‌های مناسبی استفاده شود که حاضران در جلسه چگونگی کار با آن‌ها را بلد باشند.


اولویت‌های دیگران را بالاتر از الویت‌های خود قرار ندهید
غیر عادی نیست کسی از شما کمک بخواهد. شاید دوست‌تان برای اسباب‌کشی نیاز به کمک داشته باشد یا اینکه یکی از همکاران‌تان برای انجام پروژه‌ای از شما درخواست کمک کند.
هرچند کمک کردن به دیگران ایرادی ندارد اما این کار را وقتی انجام دهید که بتوانید. اولویت‌های خودتان را در جایگاه دوم قرار ندهید. اگر تعهد قبلی یا کارهای زیادی داشته باشید، احتمالاً مجبور می‌شوید جواب منفی بدهید و این کار اصلاً خوشایند نیست. اما اگر صادق و روراست باشید، طرف مقابل شما را درک خواهد کرد.


عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید
ایمیل، گوشی هوشمند، تلفن، یوتیوب، خانواده، دوستان، همکاران. این‎ها انواعی از عوامل حواس‌پرتی هستند که شما را از انجام دادن کارها باز می‌دارند. چطور می‌توانید سد راه‌شان شوید؟
ساده‌ترین راه برای حذف عامل‌های حواس‌پرتی خاموش کردن تلفن‌تان است و همین‌طور در مورد کامپیوتر، می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند رسکیوتایم وب‌سایت‌هایی که عامل حواس‌پرتی هستند را مسدود کنید. اگر دفتر کارتان درب دارد، همیشه وقتی مشغول انجام «کار عمیق» هستید، آن را ببندید.
اگر دفتر کاری ندارید، در جایی آرام و خلوت مثل کافی‌شاپ کار کنید یا یک هدفون کاهنده صدا بخرید.


به جای مدیریت زمان، سطح انرژی‌تان را مدیریت کنید
ما انسان‌ها انرژی محدودی داریم و به همین دلیل استراحت مکرر درطول روز اهمیت دارد. این استراحت‌ها شانس بازیابی انرژی فیزیکی و روحی را به ما می‌دهد. بنابراین باید از سطح انرژی و زمان‌بندی خود آگاه باشید. به عنوان مثال، اگر صبح‌ها پرانرژی‌تر هستید مهم‌ترین کارهای خود را به آن زمان محول کنید.
همان‌طور که جیم واسلوپوس در مجله فوربز نوشته است: «کاری را درنظر بگیرید که در بعدازظهرها که بهر‌وری پایینی دارید یک ساعت زمان می‌برد ولی در ساعات اوج انرژی مثلاً ساعت هشت صبح می‌توانید تنها در ده دقیقه آن را انجام دهید اگر برنامه زمانی خود را به صورتی تغییر دهید که یک جلسه صبحگاهی را از 60 دقیقه به ۴۵ دقیقه کاهش دهید و ۱۰ دقیقه از ۱۵ دقیقه اضافی را روی همان کار متمرکز شوید، سرانجام هر بعد از ظهر ۶۰ دقیقه بیشتر زمان خواهید داشت.»


به‌جای کار بیشتر، هوشمندانه‌تر عمل کنید
اگر می‌خواهید حین تمرکز بر موضوعات مهم کاری، اثرگذاری بیشتری داشته باشید، باید به‌جای بیشتر کار کردن هوشمندانه‌تر عمل کنید. تحقیقات نشان می‌دهد بعد از پنجاه ساعت کار در هفته، بازده افراد به شدت کاهش می‌یابد. بنابراین:
• پیش‌از اقدام، خوب فکر کنید. لزومی ندارد فهرست بلندبالایی از کارها تهیه کنید و به سرعت مشغول انجامشان شوید.‌ به مهم‌ترین کارهای هر روز فکر کنید. این کارها نباید بیشتر از پنج مورد باشند و تنها بر انجام آن‌ها تمرکز کنید.
• به‌جای مدت مورد نیاز برای پایان کار، نتایج را ارزیابی کنید. نگران نباشید که تمام کردن یک کار چقدر زمان برده است. در‌عوض، به این فکر کنید که در طول این مدت به چه نتایجی دست یافته‌اید.
• نگرشی مثبت داشته باشید. افرادی که نگرشی مثبت دارند به احتمال زیاد انگیزه بیشتری نیز دارند.
• ارتباط برقرار کنید. توانایی برقراری ارتباط و همکاری با دیگران را در خود ایجاد و تقویت کنید تا بتوانید راحت‌تر و سریع‌تر با سایرین کار کنید.
• برای خود برنامه روزمره داشته باشید و به آن پایبند بمانید. با تثبیت برنامه روزانه، می‌توانیم سریع‌تر کار کنیم. دلیلش چیست؟ دلیلش این است که نیازی نیست فکر کنیم که چه کارهایی باید انجام دهیم و می‌توانیم از قبل آماده شویم.
• بخش بیشتری از وظیفه‌هایتان را خودکار کنید. برای مدیریت کارهای تکراری از ابزارهای نرم‌افزاری استفاده کنید.‌ وعده‌های غذایی و لباس‌هایی که می‌خواهید بپوشید را از قبل آماده کنید تا صبح روز بعد برای این تصمیم‌گیری‌ها انرژی هدر ندهید.
• سعی نکنید همزمان چند کار انجام دهید. این رویکرد اصلاً جواب نمی‌دهد.
• از تعلل بهره ببرید. لازم نیست همیشه منتظر دقیقه نود بمانید اما نزدیک شدن به پایان مهلت زمانیِ انجام کارها می‌تواند به شما انگیزه دهد.
• استرستان را کاهش دهید. برای کاهش استرس به دنبال راه‌هایی مانند ورزش، یوگا یا مدیتیشن باشید.
• کارهایی که از انجام‌شان لذت می‌برید را بیشتر انجام دهید. شاید این کار همیشه امکان‌پذیر نباشد اما سعی کنید بیشتر به کارهای موردعلاقه‌تان بپردازید.
تکرار کنید و ارزیابی نمایید.


کیلا توصیه می‌کند: «حال که سیستمی برای اولویت‌بندی کارهایتان دارید، هرروز اقدام‌هایتان را تکرار کنید. احتمالاً هنوز روزهایی وجود خواهند داشت که طبق برنامه پیش نروند ولی هرچه بیشتر کارها را اولویت‌بندی کنید راحت‌تر و سریع‌تر قادر به انجامشان خواهید بود».
کیلا اضافه می‌کند: «در روزهایی که اصلاً طبق برنامه پیش نمی‌رود ارزیابی کنید که چه چیزی اشتباه بوده‌ است.‌ آیا می‌توانستید کاری برای تغییر این وضعیت انجام دهید؟ اگر این‌طور است، آن کار را به‌یاد داشته باشید تا بتوانید در آینده از رخ دادن چنین اشتباهاتی جلوگیری کنید.»

نویسنده: جان رمپتون
این مقاله در ۲۵ دسامبر در نشریه آنترپرنر به چاپ رسیده است

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.